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成大單車節高中生探索未來 |
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2026-03-21 06:56:48 |
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成大專利申請連四年大學之冠 |
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2026-03-21 06:56:58 |
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3D影像重組結合ICG螢光導航精準肝臟手術提升肝癌根治成效 |
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2026-03-21 06:57:05 |
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公文作業標準流程圖 |
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公 文 作 業 標 準 流 程 圖 ～ 步驟 4 |
公 文 作 業 標 準 流 程 圖
發 文 收 文
簽 呈 ( ) 函 稿 ( ) 校 外 來 文
公 文 處 理 時 限 規 定
轉 知 文 1 . 6 普 通 件 ： 日 6 5 辦 理 期 限 ： 天 辦 理 期 限 ： 天 2 . 3 速 件 件 ： 日 3 . 1 最 速 件 ： 日 4 . 限 期 公 文 ： 依 其 規 定 期 限 辦 理
登 記 桌
分 文 無 須 簽 辦
注 意 、 追 蹤 公 文 承 辦 人 陳 核 陳 核
是否卡關過久或自存可立即辦理者
若 需 回 函 且 屬 是 否 卡 關 過 久 或 自 存 可 立 即 辦 理 者 做 簽 會 辦 會 辦
未 送 文 書 組 發 文
可 直 接 創 稿 歸 檔 代 替 簽 ( ) 以 稿 代 簽 |
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2026-03-21 06:58:57 |
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公文作業標準流程圖 |
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步驟 5 ～ 步驟 9 |
提 醒 承 辦 申 請 逾 期 未 辦 畢
T e x t 展 延 、 辦 結 公 文 申 請 公 文 展 期
逾 期 未 辦 畢
申 請 公 文 展 期 判 行 判 行 判 行
結 案 結 案 清 稿
逾 期 未 歸 檔 ： 提 醒 結 案 、 送 歸 檔 申 請 延 後 歸 檔
送 文 書 組 「 一 層 」
送 文 書 組 歸 檔 決 行 簽 須 發 文 及 歸 檔 送 文 書 組 歸 檔
線 上 簽 核
請 於 公 文 系 統 按 下 「 結 案 」 並 傳 送 ， 完 成 送 歸 檔 程 序 。 1 . 紙 本 簽 核 ： 除 線 上 完 成 送 歸 檔 程 序 ， 須 系 統 稽 催 ： 公 文 系 統 每 週 會 自 動 發 送 逾 期 公 文 通 知 信 |
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公文作業標準流程圖 |
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步驟 10 |
( ) 將 紙 本 公 文 含 附 件 、 信 封 等 提 醒 承 辦 人 、 登 記 桌 及 主 管 ， 促 使 儘 速 辧 送 回 文 書 組 。 理 及 申 請 展 期 。 2 . 2 0 5 人 工 稽 催 ： 由 文 書 組 固 定 於 每 月 日 ， 針 對 逾 期 天 以 上 之 公 文 、 已 結 案 未 送 歸 檔 公 文 發 送 稽 催 單 |
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公文作業標準流程圖 |
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步驟 11 |
紅 色 字 體 ： 單 位 內 公 文 提 醒 人 員 協 助 事 宜 3 . 承 辦 單 位 ： 請 各 單 位 主 管 、 秘 書 或 登 記 桌 人 員 提 醒 藍 色 字 體 ： 承 辦 人 應 注 意 事 宜 單 位 同 仁 將 逾 期 公 文 申 請 展 延 、 盡 速 辦 結 及 歸 檔 ， 每 週 定 期 檢 查 單 位 內 公 文 有 無 逾 期 之 情 事 ， 予 以 督 催 |
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公文作業標準流程圖 |
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流程標題 ～ 單位主管責任 |
行政院國家發展委員會文件流程管理作業規範及本校公文管理相關規範
承辦人員對所經辦之公文，自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程。對於查催，必須於展期時報請權責主管核准。
會辦公文應依公文夾速別規定辦理；如受會公文已逾期，應辦理理查催作業。
管理登記本單位案件之處理流程及結果。每週定期查詢承辦公文、待辦公文、逾期未辦畢公文、待歸檔公文處理情形；對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，提醒承辦人員並報請單位主管處理。
確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出；對逾期仍未辦理展期案件，應即督促承辦人妥適處理。部屬差假時，應指定業務代理人並督促其確實負起代理責任，於期限內辦妥公文。登記桌人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者，應即妥適處理。 |
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公文作業標準流程圖 |
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文書單位人員責任 ～ 備註 |
每週電子公文系統自動稽催逾期未結案、逾期未歸檔案件，並以電子郵件通知承辦人及其直屬主管。每月20號發送各單位紙本公文稽催通知，送交各單位督導催辦。每月初陳報公文稽催成效管理統計表，並函送各單位。
如有任何問題請洽相關單位。 |
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ec068905189fbc387e5ed22c22053b84.pdf |
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2026-03-21 06:58:57 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
## 國立成功大學秘書室文書組分信室Q & A ～ ## Q2：分信室可領取信件的時間是什麼時候？ |
1. 郵局「一般包裹」(約上午10點前送達分信室)。
2. 郵局「大宗掛號、限時掛號及平信」(約上午10點前送達分信 室)。
3. 郵局「快捷郵件」(每日約四梯次送達，上午9:30、11:30。下午 14:00、16:30 送達分信室)。
4. 其他物流(例:宅急便、新竹物流等…不定時送達分信室)。
A1：分信室位於成功校區綜合二館1樓(鄰近博物館、格致堂之西 側) 49115 室。
位置圖：
A2：分信室在上班日的上午08:00至12:00、下午13:00至17:00 工作時間開放(中午12:00-13:00 為午休時間)；例假日及國定 假日停止上班，不開放領件。 |
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2026-03-21 07:00:39 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
## Q3：如何與分信室取得聯絡？ |
A3：分信室電話：06-2757575 轉 63070
分信室信箱：em63070@email.ncku.edu.tw |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
## Q4：如何查詢郵件進度? ～ ## Q5：本校「教職員工」欲寄件到學校該如何填寫地址? |
A4：若是使用郵局「掛號」寄件，中華郵政提供了掛號郵件的追蹤
服務，您可以根據您的掛號郵件上的追蹤號碼來查詢最新的進 度。
中華郵政郵件查詢系統：
若是「平信」一般約為3-5天左右寄達，但因平信未提供郵件 號碼故無法追蹤郵件寄送進度，建議重要郵件請使用掛號郵 寄。
如果是透過其他『快遞公司』，如「新竹物流」、「黑貓宅急 便」、「順豐快遞」、「DHL」、「FedEx」等，則可在他們的
官方網站上輸入追蹤號碼查詢。
A5：收件地址：701臺南市東區大學路1號
收件人：「姓名」+「行政單位、中心或系所名稱」+「手機號 碼或學校電話+校內分機」。
※例如：張三 (文書組分信室 (06)275-7575#63070 ) |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
## Q6：本校「教職員工」該如何領取郵件？ |
A6：原則上行政單位、中心或系所之郵件，每日固定由各單位之領 件人員前來分信室領回(包含掛號、包裹及平信)。但若教師、 職員或助理有緊急郵件亟需領取，亦可持個人之員工識別證前
來分信室領件。
※為確保郵件領取之時效性，若領件人員當日未前來分信室領 信，分信室將於下午發送電子郵件催領通知至各單位之公務或
承辦人信箱提醒前來領件。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
## Q7：請問分信室可代收貨到付款的郵件或包裹嗎? ～ ## Q8：請問分信室可代收冷藏或冷凍包裹嗎? |
A7：不提供此服務。
分信室無法代為支付任何形式的貨到付款費用（例如：現金、 刷卡或匯款）。若有此類需求，請您改選其他收件方式（如宅 配到家或超商取貨），避免造成包裹退回或延誤。
A8：不提供此服務。
由於分信室無冷藏或冷凍設備，無法代收任何需冷藏或冷凍保 存的生鮮食品及水果、生物材料等特殊溫控包裹。
為避免包裹變質，請勿選擇寄送此類物品至分信室。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
## Q9：請問分信室每日何時段會發送E-mail通知有待領郵件? |
A9：1.催領郵件通知：分信室固定於上班日每日下午三點過後會發 送電子郵件之「掛號郵件催領通知單」提醒單位尚未領取之 郵件件數，請各單位收到郵件後盡速派員領取。
- 2.快捷郵件通知: 非上班日及夜間快捷(以下簡稱前夜快捷)於 次上班日由分信室前往光復校區警衛室領回。另上班時段每 日約四梯次送達，上午9:30、11 30。下午14:00、16:30 送 達分信室。
- (1) 前夜快捷：由分信室前往光復校區警衛室領回後於上午 9 點前發送電子郵件之「快捷郵件通知」提醒單位尚未 領取之前夜快捷郵件。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(教職員工) |
2025-10-14 |
前言/總則 |
(2) 上午 9:30 快捷：由於各單位 10 點後會陸續派員領件， 為避免通知的時間落差，故本梯次不另外發送電子郵件 通知。
- (3) 上午 11:30、下午 14:00、下午 16:30 快捷：依據快捷 郵件到件時間發送電子郵件之「掛號郵件通知單」。
3. 3.民營包裹通知：依據民營包裹到件時間發送電子郵件之「掛 號郵件通知單」(每日不定時送達)。
4. 4.轉件通知：分信室進行單位郵件之轉件時(如誤投等…)，會 依據轉件時間發送電子郵件之「掛號郵件通知單」。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
一、信件及包裹每日送達分信室的時間點如下: ～ Q2：分信室可領取信件的時間是什麼時候？ |
1. 郵局「一般包裹」(約上午10點前送達分信室)。
2. 郵局「大宗掛號、限時掛號及平信」(約上午10點前送達分信 室)。
3. 郵局「快捷郵件」(每日約四梯次送達，上午9:30、11:30。下午
4. 14:00、16:30 送達分信室)。
4. 其他物流(例:宅急便、新竹物流等…不定時送達分信室)。
A1：分信室位於成功校區綜合二館1樓(鄰近博物館、格致堂之西 側) 49115 室。
位置圖：
A2：分信室在上班日的上午08:00至12:00、下午13:00至17:00 工作時間開放(中午12:00-13:00 為午休時間)；例假日及國定 假日停止上班，不開放領件。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
Q3：如何與分信室取得聯絡？ |
A3：分信室電話：06-2757575 轉 63070
分信室信箱：em63070@email.ncku.edu.tw |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## Q4：如何查詢郵件進度? ～ ## Q5：本校「學生」欲寄件到學校該如何填寫地址? |
A4：若是使用郵局「掛號」寄件，中華郵政提供了掛號郵件的追蹤
服務，您可以根據您的掛號郵件上的追蹤號碼來查詢最新的進 度。
中華郵政郵件查詢系統：
若是「平信」一般約為3-5天左右寄達，但因平信未提供郵件 號碼故無法追蹤郵件寄送進度，建議重要郵件請使用掛號郵 寄。
如果是透過其他『快遞公司』，如「新竹物流」、「黑貓宅急 便」、「順豐快遞」、「DHL」、「FedEx」等，則可在他們的
官方網站上輸入追蹤號碼查詢。
A5：(1)非校內住宿生
收件地址：701臺南市東區大學路1號
收件人：「姓名」+「系所」+「學號」+「手機號碼」。
（註：若為實驗室之信件請加註指導老師姓名，請勿只有寫 館室名稱及實驗室房號。）
例如：張三(電機系李四老師LAB、N26119999) 0901-234567 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## (2)校內住宿生 |
## 1.敬業校區宿舍：
- A.敬一舍：704 台南市北區小東路57號 敬業一舍 ○○○ 室 ○○○收。
- B.敬三舍：701 台南市東區大學路1號 敬業三舍 ○○○ 室 ○○○收。(需至成功校區分信室領件)
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
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## 2.光復校區宿舍： ～ ## |
701 台南市東區大學路1號 光復○舍 ○○○室 ○○○ 收。(需至成功校區分信室領件)
701 台南市東區大學路1號 勝利○舍 ○○○室 ○○○ 收。(需至成功校區分信室領件)
701 台南市東區東寧路83巷66號 東寧學生宿舍○棟 ○○ ○○室 ○○○收。
A6：請先確認您的郵件為「掛號」或「平信」。
- A.當您的「掛號」郵件到達時，分信室會立即建檔並發送電 子郵件(e-mail)至您個人之 G Suite 信箱 (學號@gs.ncku.edu.tw)進行通知。
- B.請攜帶學生證(亦可手機下載KUAP APP開啟數位學生證)至
- 成功校區綜合二館1樓(鄰近博物館、格致堂之西側) 49115 室分信室櫃檯「簽收」取件。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## (2)平信 |
- A.非校內住宿生：由各單位之領件人員攜回至系所。
- B.住宿生：由各宿舍管理員攜回至宿舍信箱。
- ※「平信」無法建檔且不可追蹤，建議重要郵件請使用掛號 郵寄。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## Q7：如果我無法親自領件，能否委託他人代取郵件或包裹? |
A7：可以。
- 本人無法領取郵件可託人代領郵件：(以下二擇一)
- (1)代領人攜帶收件人及代領人之學生證前來領件。
- (2)收件人來信告知代領人之系所、學號及姓名，由代領人持自 己的學生證前來領件。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## Q8：郵件短時間內無法前往領取，請問多久會退件？ |
A8：分信室依據郵件及包裹之類型，保留時間有所不同：
- (1)各級法院及政府行政機關之「行政文書」及「訴訟文書」因 有時效性法律問題，僅保留三日（含例假日及國定假日），
- 超過期限未領退回，無法延長保留。
- (2)「一般郵件及包裹」保留一個月（含例假日及國定假日）， 超過期限未領退回。如期限將屆又不方便請人代領，可來信 或來電告知可領取日期延長保留時間，但超過約定期間仍未 領取將予以退回。
- (3)「平信」
- A.非校內住宿生：信件由就讀系所辦公室攜回，保留之期限
- 依據系所辦公室之規定辦理。
- B.住宿生：信件由宿舍管理員攜回，保留之期限依據各宿舍
- 之規定辦理。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## Q9：請問分信室可代收貨到付款的郵件或包裹嗎? |
A9：不提供此服務。
分信室無法代為支付任何形式的貨到付款費用（例如：現金、 刷卡或匯款）。若有此類需求，請您改選其他收件方式（如宅 配到家或超商取貨），避免造成包裹退回或延誤。 |
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2026-03-21 07:03:35 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## Q10：實體學生證如果遺失可以領件嗎? ～ ## Q11：請問分信室可代收冷藏或冷凍包裹嗎? |
A10：可以。
- (1) 可使用「數位學生證」領件。請下載 KUAP APP 並點 選「個人專區－在學狀態」功能，即可開啟數位學生證之頁
2. 面。
3. (2)若無法使用APP，也可改以出示其他附照片的有效證件 ，如：身分證、健保卡、駕照等，作為身份驗證使用。
A11：不提供此服務。
由於分信室無冷藏或冷凍設備，無法代收任何需冷藏或冷凍保 存的生鮮食品及水果、生物材料等特殊溫控包裹。
為避免包裹變質，請勿選擇寄送此類物品至分信室。 |
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國立成功大學秘書室文書組分信室Q&A(學生) |
2025-10-14 |
## Q12：請問分信室每日何時段會發送E-mail通知有待領郵件? |
A12：1.掛號郵件通知：依據郵件及包裹到件時間發送電子郵件之 「掛號郵件通知單」。
- 2.催領郵件通知：分信室針對待領超過三天仍未領取之學生郵 件及包裹，將於每週一及週四發送電子郵件之「掛號郵件催 領通知單」。同時於每週四加印紙本之「掛號郵件催領通知 單」，分別由宿舍管理員及系所領件人員攜回宿舍及系所，
- 轉知學生有待領之郵件及包裹。 |
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國家檔案館開館嘉年華 |
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c04a0d9191e968c56f32b59f9280333b.pdf |
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2026-03-21 07:03:50 |
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本校114年文書製作暨檔案管理外展宣導試辦計畫 |
2025-03-07 |
主旨： |
檢送本校「 114 年文書製作暨檔案管理外展宣導試辦計 畫」 1 份，教學單位及研究單位若有公文教育訓練需求 者，請向本室文書組申請，請查照。 |
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2026-03-21 07:04:49 |
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本校114年文書製作暨檔案管理外展宣導試辦計畫 |
2025-03-07 |
## 說明： ～ ## 國立成功大學秘書室 函 |
- 一、為協助本校教學及研究單位人員提升公文製作及檔案管 理知能，以利業務推動及增進行政效率，本 (114) 年度辦 理旨揭計畫，將依申請單位需求由文書組派員進行宣導 或教學。
- 二、本計畫採申請制，各單位每次參與人員應至少 5 人，請有 需求之單位填寫申請表並經單位主管核章後，送交文書 組，後續將由該組依單位需求及人力現況，協調合適之 宣導時間。
正本：本校各院系所、編制外校級研究中心、水工試驗所
副本：本室文書組
機關地址：
701 臺南市東區大學路 1 號
聯絡方式：江佩樺
(06)2757575 轉 50521
電子信箱： |
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2026-03-21 07:04:49 |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 步驟 3 |
公 文 處 理 程 序 書 制 定 單 位 秘 書室 文 書 組
暢通內外公務溝通
提升組織運作效率
校外來文之總收、分、發處理及各單位以學校名義行文送繕發之所有公文；自收文或交繕起至發文、歸檔止之全部流程。包含相關公文之保密、稽催、歸檔、安全管理等。
無。 |
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2026-03-21 07:07:52 |
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https://doc-secr.ncku.edu.tw/v... |
公文處理程序書 |
0000-00-00 |
步驟 4 |
參考文件：
- A E 0 1 0 0 5 品質手冊
- A A 0 1 0 0 6 國立成功大學分層負責明細表
- A A 0 4 0 0 2 印信管理作業標準
- A A 0 4 0 0 3 機密檔案管理作業標準
- A A 0 4 0 0 4 檔案借調作業標準
- A A 0 4 0 0 5 機關調用檔案作業標準
- A A 0 4 0 0 6 檔案銷毀作業標準
- A A 0 4 0 0 7 檔案應用申請作業標準
- A A 0 4 0 0 8 稽催管理作業標準
- A A 0 4 0 0 9 公務郵件寄發處理作業標準
- A A 0 4 0 1 0 郵件分發處理作業標準
- A A 0 4 0 0 1 - 0 0 1 總發文登記簿
- A A 0 4 0 0 1 - 0 0 2 案卷目次表
- A A 0 4 E 0 1 公文程序條例
- A A 0 4 E 0 2 文書處理手冊
- A A 0 4 E 0 3 文書流程管理作業規範
- A A 0 4 E 0 4 機關公文電子交換作業辦法
- A A 0 4 E 0 5 文書及檔案管理電腦化作業規範 |
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公文處理程序書 |
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步驟 5 ～ 步驟 5.1.1 |
本校公文處理流程，如附圖6.1「公文處理總流程圖」。
本校公文線上簽核系統之建置及流程之管理，依文件流程管理作業規範暨文件及檔案管理電腦化作業規範與本校校務行政程序等規定，由秘書室主導整體規劃，結合專業資訊技術（計網中心）與行政實務經驗規範（文件組等單位）研擬招標規格委外設計，於1
本校公文線上簽核系統之建置及流程之管理，依文件流程管理作業規範暨文件及檔案管理電腦化作業規範與本校校務行政程序等規定，由秘書室主導整體規劃，結合專業資訊技術（計網中心）與行政實務經驗規範（文件組等單位）研擬招標規格委外設計，於1 |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 步驟 5.2.2 |
標準書編號版次 A A 0 4 0 0 1 1 . 0；標準書名稱 公文處理程序書制定單位 秘書室文件組 9 8 . 2 . 1 . 上線施行。
校內各業務承辦人簽呈（創稿）會辦公文（密件除外）之編輯製作、會簽、陳核、批示等，應在線上處理為原則，處理時效與流程控制，並由各單位主管分層負責，主任書總督考核。
校外來（發）文之總收、分、發及稽催、歸檔管理等，依學校規定，尚須列印或掃描紙本與線上流程並行。
總收文作業流程， 如附圖 6.3 「總收文作業流程圖」。
總收文人員每日隨時接收電子交換公文及定時處理郵寄之紙本來文。
電子交換公文自動列印、收件，收文人員檢視公文內容、判定承辦單位後，直接轉檔登入系統，並從線上匯入各一級承辦單位點收。 |
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公文處理程序書 |
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步驟 5.2.3 ～ 步驟 5.2.6 |
郵寄紙本來文由分信室送總收文點收、拆封、判分、編號、黏貼條碼（總收文號），於系統線上掃描、登錄、建檔後，傳送一級單位登記桌。
公文紙本及附件，原則於每日上午一次、下午兩次通知承辦業務單位派員領取；如有限時急件及開會通知單等，則隨到隨傳並電話通知。
紙本來文內封標註為「密件」者，應送學校指定之專人（文件主管）拆封、檢視、判分後再密封簽章，並於外封套註記承辦單位、來文字號及時間，以專用封套彌封傳遞。
各業務承辦單位接收「密件」，於簽辦、送會、陳核、送繕、退稿、發文時，均應由單位主管或指定專人親自處理為原則，不得在系統線上簽核。歸檔時，承辦人要詳細填寫機密檔案專用封套上的各項記載，再送檔管理人員點收。 |
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公文處理程序書 |
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步驟 5.2.7 ～ 步驟 5.2.9 |
紙本公文附件有支票，抬頭指定為本校者，於線上收文登錄，紙本加註：「支票送出納組」後，影印公文連同支票送出納組簽收；另有支票未附正式公文者，亦需查詢相關資料，線上登錄，再送出納組，並通知承辦單位款項入帳。
若受文者為個人或系所單位之轉知文，可直接線上傳送、點收、結案；毋需編總收文號、登錄公文系統。
判分至單位之公文，如對承辦有所疑義，擬退、改分文者，須線…（內容未完） |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 5.3.1 登記桌設置 |
公文處理程序書制定單位 秘書室文件組
AA0400011.0
上填寫「改分申請單」，經收文單位一級主管簽章同意後，退由文件組辦理改分。 如改分後承辦單位之間仍有爭議，則陳請主任秘書核示，經裁決後不得再退改分。
各單位如有自行收受文件，需納入本校公文管理系統簽辦者，應送文件組總收文補辦收文編號登記，再行分文處理。
每日電子交換公文，於次日核校收文編碼明細，確認以交換成功之電子公文均分判並送至承辦單位或個人。
各一、二級單位應設「登記桌」，並指派專人負責該單位公文之收發及流程追蹤、查詢等。
各一、二級單位應設「登記桌」，並指派專人負責該單位公文之收發及流程追蹤、查詢等。 |
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公文處理程序書 |
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5.3.2 公文核可判行 ～ 5.4.4 電子交換發送 |
各業務單位經校長或授權一級主管核可判行之公文，經退回承辦人清稿後，應彙齊有關附件，於線上點選「送文件組發文」，再連同紙本稿件（含附件）送文件組發文。
發文、繕打暨校對作業流程。
發文人員收件後，檢查文稿批註、簽章及附件是否完備齊全？如有缺漏，退件或電話通知補齊後，編號、轉檔、登錄交繕打。
交繕文稿，如發現有錯誤或疑問之處時，應先請示主管或承辦人查詢，改正後再行繕打。
繕打完成後，應校對原稿與繕妥公文之內容、文字是否有錯漏誤，若有則校正後交繕打人員修改；校對無誤後，於原稿註記校對人員章。
發文人員檢查擬發公文內容、附件及受文機關是否可用電子交換傳送？如符合者，即依教育部電子交換公文系統作業程序發送，並列印「抄本」，並同原稿（標明「已電子交換」）歸檔。 |
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公文處理程序書 |
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5.4.5 紙本發文 ～ 5.5.2 線上登錄分類 |
如以紙本發文，應列印出正、副本，於用印後，封發交寄。
每日彙整列印「AA04001-001總發文登記簿」，送歸檔人員點收。
歸檔作業流程。
檔管人員點收、檢查公文稿件是否完整正確辦結？承辦人是否依本校「檔案分類及保存年限區分表」正確填寫？後依文件產生日期之先後排序、整理、分類。
線上登錄分類號、件數頁次；紙本文件右上角填寫案次、卷次及目錄。 |
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公文處理程序書 |
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標準書編號 ～ 5.6 公文處理時限 |
AA04001；版 次：1.0
公文處理程序書；制定單位：秘書室文書組
次號後入卷，卷夾放置「AA04001-002 案卷目次表」依序上架、入庫保管；機密公文抽離另設密櫃存放、專人管理。
5.6.1 最速件：隨到隨辦；5.6.2 速件：不得超過三天；5.6.3 普通件：不得超過六天；5.6.4 限時公文及法令有一定時限者，依限辦理。 如需辦理展期，業務承辦人應於線上填寫「公文展期辦理申請單」陳核。 |
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公文處理程序書 |
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5.7 稽催作業 |
本校公文之稽核管制由主任秘書負責，文書組就校外來文辦理稽催。 5.7.1 系統設定業務承辦人及單位主管隨時由入口網即可查知：公文「主辦未結」、即將到期及已逾限期之訊息；5.7.2 檔管人員每星期 email 稽催承辦人超過承辦期限未歸檔公文；5.7.3 每月 25 日以「AA04008-001 校外公文逾限未結催辦單」通知各單位承辦之校外來文尚有○件未結案，請儘速辦理並將辦理情形查填回報；5.7.4 每月 25 日以「AA04008-002 逾期未歸檔案件稽催單」稽催各單位承辦公文已判行結案逾 5 日，應儘速辦理歸檔，並將稽催單查填送回；5.7.5 每月彙整編製「AA04008-003 公文稽催成果管制統計表」簽陳校長核閱，並列入追蹤考核；5.7.6 每年彙整編製「AA04008-004 公文處理平均天數統計表」。 |
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公文處理程序書 |
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5.8 檔案借調 ～ 5.9 資訊安全與管理 |
現行一般檔案歸檔點收後掃描，業務承辦人在公文線上簽核系統權限範圍內，可直接線上查詢、瀏覽及列印。非業務承辦人需填寫「調案單」，經申請單位主管及業務單位主管簽核後，方可閱覽。
5.9.1 系統資訊安全管理：設計由程式控管不同身分使用者權限，具備防火牆及異地備援網路作業等安全管制措施；計網中心並定期將資料庫備份，文書組存有影像檔備份。 5.9.2 系統之維護由計網中心處理；故障排除及疑問諮詢由文書組、計網中心即時處理。 |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 步驟 9 |
公文處理程序書制定單位秘書室文書組（標準書編號版次 A A 0 4 0 0 1 1 . 0）
6. 附圖；6.1 公文處理總流程圖 (1)
作業流程負責單位引用文件使用表單來文
總收文（文書組（分信室） A A 0 4 0 1 0）
分文
稽擬辦會催辦業務承辦單位 A A 0 4 0 0 8
陳核決行依分層負責明細所訂層級
否 → 發文？；是 → 文書組 A A 0 4 0 0 1 - 0 0 1 發文、繕打繕發
總發文登記簿暨校對作業流程圖
業務承辦人 A A 0 4 0 0 9
歸檔 文書組 A A 0 4 0 0 1 - 0 0 2 歸檔作業流案卷目次表程圖
調閱 文書組 A A 0 4 0 0 3 5 |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 流程圖 |
公文處理程序書
秘書室文書組
A A 0 4 0 0 1 1 . 0
公文處理總流程圖 (2) |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 備註 |
公文處理程序書制定單位秘書室文書組
收件：接收紙本來文及電子來文。
判分：判斷文件為機密公文或一般公文。
機密公文 → 轉檔登錄 → 判分送主管拆 → 承辦單位封、分文 → 送至收件單位或個人。
一般公文 → 轉知文 → 送至收件單位或個人。
線上直接傳送：對於電子文件，直接線上傳送至相關單位。
線上掃描、密封：對於紙本文件，線上掃描後密封，並建檔、登錄。
承辦單位登記桌點收傳送：承辦單位在桌點登記收件並傳送。
各單位線上點收送承辦單位並派員至文書組領取紙本。 |
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公文處理程序書 |
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流程標題 ～ 步驟 10 |
公文處理程序書制定單位秘書室文書組
校長或授權主管批核判發函稿送回承辦人清稿後，線上點選「文書組發文」
承辦人將紙本公文（含附件）送至文書組
文稿批註及附件齊全？ 是 → 編發文日期及登錄繕打； 否 → 退回承辦人補件
編發文日期及登錄繕打
校對正確？ 是 → 交換確認電子交換； 否 → 退回校對
交換確認電子交換？ 是 → 列印紙本； 否 → 退回交換
列印紙本
封發
總發文登記簿
送歸檔人員點收 |
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公文處理程序書 |
0000-00-00 |
標準書編號 ～ 標準書名稱 |
AA04001；版 次：1.0
公文處理程序書；制定單位：秘書室文書組 |
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印信管理作業標準 |
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流程標題 ～ 步驟 5.2.1（函件） |
印信管理作業標準制定單位標準書名稱秘書室文件組
1. 目的：規範印信作業程序以供執行之依據。
2. 範圍：屬於公務性質或私人申請須用印文件。
3. 定義：無。
4. 參考文件：
- AA04001 公文處理程序書
- AA04002-001 用印申請單
- AA04002 文書處理手冊
- AA04006 印信條例
5. 工作程序
5.1 一般文件用印作業流程如附圖 6.1「一般文件用印作業流程圖」；申請證書影本蓋用印信作業流程如附圖 6.2「個人申請各種證書用印作業流程圖」。
5.2 核判待發公文，經監印人員檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：
5.2.1 函：上行文署校長職銜、姓名，蓋職章；平行文需蓋校長職銜簽字章或職章；下行文需蓋校長職銜簽字章。 |
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