| ID | URL | Title | doc_date | section_title | content | page_num | embedding_status | last_fetch |
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印信管理作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.2.2（書函、開會通知單） ～ 步驟 5.5（證明個人身分用印） |
5.2.2 書函、開會通知單需加蓋學校校名條戳章。
5.2.3 依分層負責決行之公文或其他文件，仍應蓋用校長簽字章，並加蓋或繕打「本案依分層負責規定授權業務單位主管決行」簡稱『授權代判』章戳或字樣。
5.3 專案簽陳申請用印，依公文程序陳核，經校長或授權主管核准後用印。
5.4 需蓋印信之表件、派令、聘函、證(明)書、契(合)約書、計畫書、教師研究計畫案等不辦文稿之文件申請用印，承辦人須填寫「公務送印簿」或「AA04002-001 用印申請單」陳核後送文件組監用印；公務送印簿由業務單位留存備查，申請單文件組留存。
5.5 證明個人身分蓋用印信須填寫「AA04002-001 用印申請單」，依程序陳核後送用印，申請單文件組留存。 |
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2026-03-21 07:08:59 |
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印信管理作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.6（個人申請各類證書影印本） ～ 步驟 5.7.3（公文附件） |
5.6 個人申請各類證書影印本加蓋校印，攜帶正本或相關證件，確認無誤後用印。
5.7 注意事項：
5.7.1 紙本公文及合約書等，有兩頁以上應加蓋騎縫章或鑽凿騎縫孔。
5.7.2 公文之副本蓋印與正本相同，抄本不必蓋印。
5.7.3 公文附件以不蓋印為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。 |
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印信管理作業標準 |
0000-00-00 |
標準書編號 ～ 標準書名稱 |
AA04002, 版 次, 1.0
印信管理作業標準, 制定單位, 秘書室文書組 |
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印信管理作業標準 |
0000-00-00 |
標準書編號 ～ 標準書名稱 |
AA04002；版 次：1.0
印信管理作業標準；制定單位：秘書室文書組 |
3 |
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2026-03-21 07:08:59 |
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公務郵件寄發處理作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 5.1 |
版次1.0 標準書編號 AA040009 公務郵件寄發處理作業標準書（秘書室文件組）
規範郵件管理作業程序以供執行之依據。
凡本校對外郵件寄發文及各行政單位交寄之公務郵件。
無。
AA040009 公文處理程序書；AA040009-001 普通郵件統計表；AA040009-002 郵政掛號函件執據；AA040009-003 逐日送郵清單；AA040009-004 寄發公務函件郵資月報表。
郵件管理（郵資申請）作業流程圖（如附圖「郵件管理（郵資申請）5.1作業流程圖」）。
郵件管理（郵資申請）作業流程圖（如附圖「郵件管理（郵資申請）5.1作業流程圖」）。 |
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2026-03-21 07:09:41 |
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公務郵件寄發處理作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.2 ～ 步驟 5.6 |
寄發公務郵件，行政單位（未核配「教學經費分配款」編列郵資預算者）於信封加蓋單位戳並填寫公務函件登記簿送收發室簽收，經秤重、貼郵資後送郵局寄出。
各單位交寄之郵件點收後，按郵件種類一般信件登記於「普通郵件統計表」；掛號信件登記於「AA040009-002 郵政掛號函件執據」。
總發文件送紙本公文郵寄須登記註明受文者及文號。
收發室每日工作結束後，將寄出的郵件數量及郵資金額統計後登記於「AA040009-003 逐日送郵清單」。
寄發公務函件郵資月報表及購買郵資申報作業檢附「AA040009-004 票品證明單黏貼憑證依請購程序陳核申請郵資」。 |
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郵件分發處理作業標準 |
0000-00-00 |
郵件分發處理作業 ～ 步驟 5.2.2 |
標準書編號 A A 0 4 0 1 0 版 次 1 . 0
目的：規範郵件收受、登錄及分發處理事項。
範圍：凡投遞至本校之公務郵件及教職員工生之公、私信件、包裹等。
定義：無。
參考文件：AA04001 公文處理程序書；AA04010-001 掛號郵件總量表；AA04010-002 學生 E-mail 郵件統計表；AA04010-003 掛號郵件總量明細表。
郵件分發處理作業流程如附圖「郵件分發處理作業流程圖」。
文書組分信室配合公、私郵車送信班次（每天約 4~5 次），隨到隨收，並作初步分類處理：凡信封上收件欄註明為「國立成功大學」之各式郵件，均集中 5.2.1 送文書組總收文處理。
送文書組總收文處理。
各單位（宿舍）一般郵件，隨收隨分至分信室附設之普通信箱待領。 |
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郵件分發處理作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.2.3 ～ 步驟 5.6.1 |
掛號郵件、包裹等須核對送郵清單檢點件數後簽收、登錄、統計後，分發至櫃台內之掛號信箱，待各單位（宿舍）領信人或收件人簽收。
學生掛號郵件 E-mail 至各收件人電子信箱，隔 2~5 天尚未領取，則再發催領通知單，經多次通知仍未領取，才予退回原寄件處所。
下午送達各單位快捷、限時掛號郵件，登錄後即 E-mail 給各收件人或收件單位。
學生每月底製作「AA04010-001 掛號郵件總量表」及「AA04010-002 E-mail 郵件統計表」。
每年底製作全年「AA04010-003 掛號郵件總量明細表」。
注意事項：
各單位（宿舍）每日上午約 11 點及下午 3:30 左右，應派人來分信室領回一般郵件及簽收掛號郵件等。 |
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郵件分發處理作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.6.2 ～ 步驟 5.6.3 |
凡快捷 / 掛號 / 包裹郵件除可上「網路郵局」查詢，本校學生之掛號郵件可隨時在個人 mail 信箱或上班時間至本組分信室櫃台提供之電腦查詢。
領取掛號郵件請攜帶本人『有相片』證件，幫人代領須持收件人及代領人證件。 |
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2026-03-21 07:10:36 |
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機密檔案管理作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 3 |
機密檔案管理作業標準制定單位秘書室文書組
1 . 目 的 : 規 範 機 密 檔 案 管 理 作 業 程 序 ， 以 供 執 行 之 依 據 。
2 . 範 圍 : 機 密 檔 案 之 管 理 ， 包 括 國 家 機 密 及 一 般 公 務 機 密 檔 案 之 點 收 、 立 案 編 目 、 保 管 、 檢 調 、 複 製 儲 存 及 清 理 等 事 項 。
3 . 定 義 ： 3 .
檢 調 ： 機 關 內 或 機 關 間 因 業 務 需 要 ， 調 案 人 提 出 檔 案 申 請 ， 經 承 辦 單 位 主 管 或 本 機 關 權 責 長 官 核 准 ， 由 檔 案 管 理 人 員 檢 取 及 提 供 檔 案 之 作 業 。 |
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機密檔案管理作業標準 |
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步驟 4 |
4 . 參 考 文 件 ： 4 .
A A 0 4 0 0 1 公 文 處 理 程 序 書
A A 0 4 0 0 3 - 0 0 1 機 密 檔 案 專 用 封 套
A A 0 4 0 0 3 - 0 0 2 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 紀 錄 單
A A 0 4 E 0 2 文 書 處 理 手 冊
A A 0 4 E 0 7 國 家 機 密 保 護 法
A A 0 4 E 0 8 機 密 檔 案 管 理 辦 法
A A 0 4 E 0 9 機 關 檔 案 管 理 作 業 手 冊 |
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機密檔案管理作業標準 |
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步驟 5 |
5 . 作 業 程 序 ：
5 . 1 機 密 檔 案 管 理 作 業 流 程 如 附 圖 「 機 密 檔 案 管 理 作 業 流 程 圖 」 。
點 收 ： 業 務 承 辦 人 員 辦 理 機 密 文 書 歸 檔 ， 應 使 用 機 密 檔 案 專 用 封 套； 詳 5 . 2
實 填 註 封 套 上 記 載 之 項 目 ： 包 括 年 度 、 分 類 號 、 收 發 文 字 號 、 承
辦 單 位 、 案 由 、 案 件 內 文 件 起 迄 日 期 、 頁 數 、 件 數 、 附 件 數 、 機
密 等 級 、 解 密 條 件 、 保 密 期 限 、 保 存 年 限 ； 並 彌 封 簽 章 如 (「 機 密 檔 案 專 用 封 套 」) 。 歸 檔 時 ， 檔 管 人 員 應 檢 A A 0 4 0 0 3 - 0 0 1
視 確 認 機 密 封 套 上 記 載 項 目 ， 及 是 否 彌 封 簽 章 ？ 如 有 闕 漏 不 全
者 ， 退 請 補 正。
5 . 3 立 案 編 目 ： 機 密 檔 案 確 認 點 收 後 進 行 立 案 及 編 目 ， 並 按 年 度 依 序 集 中 放
置。
入 庫 管 理 ： 機 密 檔 案 應 另 備 保 險 箱 櫃 及 密 碼 鎖 ， 與 一 般 檔 案 分 開 存 放 ， 5 . 4 ( )
並 指 定 專 人 專 責 管 理 ， 定 期 檢 查 ， 作 成 記 錄 備 查 。 機 密 檔 案
管 理 人 調 、 離 職 時 ， 需 將 保 管 之 機 密 檔 案 列 冊 辦 理 點 交。
5 . 5 檢 調 ：
他 機 關 調 案 時 ， 須 出 具 公 函 ， 經 該 機 密 核 定 機 關 首 長 或 其 授 權 人 員 5 . 5 . 1
核 准 後 ， 承 辦 單 位 應 填 具 調 案 單 辦 理 調 案 ， 並 以 密 件 函 復 方 式 送 達 。
但 他 機 關 派 員 親 至 本 校 機 關 調 案 時 ， 得 持 本 機 關 函 復 之 公 文 並 與 承 |
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機密檔案管理作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.1 |
5 . 5 . 1
核 准 後 ， 承 辦 單 位 應 填 具 調 案 單 辦 理 調 案 ， 並 以 密 件 函 復 方 式 送 達 。
但 他 機 關 派 員 親 至 本 校 機 關 調 案 時 ， 得 持 本 機 關 函 復 之 公 文 並 與 承 |
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2026-03-21 07:12:09 |
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機密檔案管理作業標準 |
0000-00-00 |
標準書編號 ～ 標準書名稱 |
AA04003；版 次：1.0
機密檔案管理作業標準；制定單位：秘書室文書組 |
2 |
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2026-03-21 07:12:09 |
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機密檔案管理作業標準 |
0000-00-00 |
表單備註 |
辦單位會同填具調案單，始可辦理調案。 5.5.2 內部單位借調機密檔案，應填具調案單，並經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。 5.5.3 前條機密檔案之借調，應於借調期限內歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申請，經前條第一項核定權責人員核准後，始可延展借調期限。 5.5.4 機密檔案借調期限為 10 工作天，屆期如需繼續使用，應提出展期申請，展期期限以三次為限，每次均為 10 天。機關借調期限依公函註明之期間為准。 5.5.5 絕對機密檔案不得複製。一般機密檔案如有複製之必要，應簽陳核准，並視同原件妥善保管，無需使用時即銷毀；如涉法律責任，依法處理。 5.6 機密檔案管理辦法第五條規定：機密檔案目錄，不予公布。 5.7 機密檔案解密後之處置： 5.7.1 辦理註銷： (1) 填具「AA04003-002 機密等級變更或註銷紀錄單」。 (2) 原件密等劃除。 (3) 註銷紀錄單浮貼於原件上。 5.7.2 系統註記： (1) 註記核定變更之日期、文號。 (2) 修正密等。 (3) 主旨鍵入案由。 (4) 一般檔案管理。 5.5.8 清理：機密等級經檢討後，已逾保存年限或已符合解密條件者，移請業務單位依規定辦理解降密等，銷毀前應完成解密作業。 |
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2026-03-21 07:12:09 |
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機密檔案管理作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 備註 |
機密檔案管理作業流程
作業開始
接收機密
單位登記桌
檔管人員
查驗封套項目是 否；若否，檢查是否符合規定；若是，進行確認點收。
確認點收後，進行立案編目。
立案編目
機密檔案專區存放
收到他機關來函建議本機關主管，決定是否本機關建議；若否，通知變更或檢討機密等級；若是，進行核定機密。
核定機密後，決定是否解密；若是，進行解密；若否，決定是否變更機密等級。
若變更機密等級，黏貼密等變更註銷紀錄單。
依一般檔案處理機密檔案管理 |
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2026-03-21 07:12:09 |
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檔案借調作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 5.3.1 |
檔案借調作業流程（版次標準書編號 A A 0 4 0 0 4 1 . 0）
目的：規範檔案借調作業程序以供執行之依據。
範圍：本校各單位因業務需要借調檔案之處理過程。
定義：無。
參考文件：
- A A 0 4 0 0 1 公文處理程序書
- A A 0 4 0 0 4-0 0 1 調閱單
- A A 0 4 E 0 8 機密檔案管理辦法
- A A 0 4 E 0 9 機關檔案管理作業手冊
- A A 0 4 E 1 0 機關檔案檢調作業要點
工作程序
檔案紙本借調作業流程如附圖6.1「檔案紙本借調作業流程圖」。
檔案影像調閱作業流程如附圖6.2「檔案影像調閱作業流程圖」。
檔案借調分一般檔案、機密檔案兩種。
借調一般檔案又分為紙本檔案借調及影像檔案調閱。 |
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2026-03-21 07:23:13 |
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檔案借調作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.3.1.1 ～ 步驟 5.4 |
紙本檔案借調：
- 由調閱人填寫「調閱單」
- 借調之檔案為本單位主管業務時，調閱單須經本單位主管以上核章；
- 若為非主管業務時，先經本單位主管以上核章後，送會主管業務單位主管以上會章後辦理。
- 借調閱紙本檔案以件為單位，提供影印複製本為原則，交予調閱人或其指定人並依調閱單逐件清點後簽收。
影像檔案調閱：
- 調閱人如為業務承辦人，在公文線上簽核系統權限範圍內，不用填寫「調閱單」，即可直接線上查詢、瀏覽及列印；
- 調閱人如非業務承辦人，需填寫「調閱單」，經單位主管及業務單位主管簽核後方可調閱。
機密檔案調閱（詳機密檔案管理作業）。
本校借調閱紙本檔案如為原件，不得遺失、轉借、塗改、更改、抽換，並於調閱期限內歸還。紙本檔案調出後，文件組檔案管理人員應作成調閱紀錄「備查」，並妥為保存。 |
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檔案借調作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.5 ～ 步驟 5.7 |
歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於「調閱單」上註記歸還日期，始將調閱單還調閱人。
檔案借調閱期限為10個工作天，屆期如需繼續使用，應提出延期申請；延期期限以三次為限，每次均為10個工作天。
對於借調原件逾期未歸還之檔案，文件組檔案管理人員應定期辦理稽催；經催三次仍不歸還時，簽請校長處理。 |
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2026-03-21 07:23:13 |
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機關調用檔案作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 5.4 |
機關調用檔案作業流程
規範機關調用檔案作業程序以供執行之依據。
他機關因業務需要借調本校已歸檔之檔案處理過程。
無。
AA04001 公文處理程序書；AA040E08 機密檔案管理辦法；AA040E10 機關檔案調查作業要點。
機關調用檔案作業流程如附圖「機關調用檔案作業流程圖」。
機關檔案調查作業要點第八點：有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，請求該機關提供。但其他法令另有規定者，不在此限。
辦理方式：由本校各單位及文書組承辦。
作業流程：文書組分文→業務單位會同文書組準備檔案確認是否借調範圍→來函及調案單簽請校長或其授權人核准→業務單位至文書組調案，函送調案機關並副知文書組。 |
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2026-03-21 07:24:23 |
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機關調用檔案作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.5（業務單位） ～ 步驟 5.11 |
5.5.1 確認是否借調範圍；5.5.2 業務單位憑核准調案單及來文至文書組調案；5.5.3 函送調案機關並副知文書組。
5.6.1 分文→準備檔案→歸檔；5.6.2 調案統計。
盡量以調閱影本為主。
檢調機關調用檔案調用期間從數個月至2、3年不等，遇有調案人職務異動時，應請業務單位列印清冊列入職務移交事項，移、接交人確認無誤蓋章後，一份送文書組登錄。
業務單位主辦，相關單位及文書組會辦。
業務單位負責借調檔案後，函送調案機關並副知文書組。
機關使用檔案結案後，歸還業務單位，業務單位點交歸還文書組。 |
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機關調用檔案作業標準 |
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流程標題 ～ 步驟 10B：原件歸還文書組 |
機關調用檔案作業流程
機關發送來函，包含法律依據、調用目的、調用期間等資訊。
文書組收到機關來函，進行初步處理。
業務單位與文書組協同準備相關文件。
確認檔案是否屬於可借調範圍。
是 → 進入「借調範圍」流程；否 → 進入「非借調範圍」流程。
業務單位與文書組準備檔案。
業務單位將來函及調案單簽請校長或授權人核准，並回覆調案機關。
業務單位調取原件並簽收。
業務單位將檔案函送調案機關，並副知文書組。
影印原件。
機關使用完畢後歸還檔案。
業務單位簽收歸還檔案。
原件歸還給文書組。
進行點收及還卷登記。
業務單位調取原件並簽收。
業務單位將檔案函送調案機關，並副知文書組。
影印原件。
機關使用完畢後歸還檔案。
業務單位簽收歸還檔案。
原件歸還給文書組。 |
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2026-03-21 07:24:23 |
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機關調用檔案作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 11B：點收、還卷登記 |
進行點收及還卷登記。 |
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2026-03-21 07:24:23 |
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檔案銷毀作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 5 作業程序 |
檔案銷毀作業標準準備書名稱制定單位秘書室文件組
規範銷毀作業程序以供執行之依據。
辦理已屆保存年限檔案之銷毀，包含制定銷毀計畫、編製檔案銷毀目錄、檔案銷毀目錄送核及執行檔案銷毀等相關事項。
無。
A A 0 4 0 0 1 公文處理程序書；A A 0 4 0 0 6-0 0 1 擬銷毀檔案目錄；A A 0 4 0 0 6-0 0 2 檔案銷毀計畫表；A A 0 4 0 0 6-0 0 3 檔案銷毀目錄；A A 0 4 E 1 1 機關檔案保存年限及銷毀辦法；A A 0 4 E 1 2 機關檔案保管作業要點；A A 0 4 E 1 3 檔案保存價值鑑定規範。
已屆保存年限檔案銷毀作業流程如附圖「檔案銷毀作業流程圖」。 |
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2026-03-21 07:26:05 |
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檔案銷毀作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.2 文書組檔案管理人員責任 ～ 步驟 5.5 機密文件等級變更或註銷處理 |
每年製作「A A 0 4 0 0 6-0 0 1 擬銷毀檔案目錄」送各相關業務單位表示意見，經權責長官核准後，制定「A A 0 4 0 0 6-0 0 2 檔案銷毀計畫表」及「A A 0 4 0 0 6-0 0 3 檔案銷毀目錄」，並註記下列事項：5.2.1 擬銷毀檔案業務單位認有延長保存年限之必要者，應於擬銷毀檔案目錄註記延長年限及理由；5.2.2 經業務單位審核完成之「A A 0 4 0 0 6-0 0 1 意見者」，經陳核權責長官核准後，檔管人員須修正及註記於檔管系統。
擬銷毀檔案應先檢查保存年限是否已屆滿。
機密檔案未經解密，不得銷毀。
機密文件等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單，應待原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後，始得依規定辦理銷毀。 |
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檔案銷毀作業標準 |
0000-00-00 |
步驟 5.6 天災或事故致檔案毀損 |
因天災或事故致檔案毀損者，應提出檔案鑑定，經鑑定小組或專家鑑定認可修復者，盡量予以修復。經鑑定無法修復者，將損害原因及數量擬具報告並同鑑定報告陳權責長官後，函送檔案局備查。 |
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檔案銷毀作業標準 |
0000-00-00 |
標準書名稱 |
AA04006：檔案銷毀作業標準；版 次：制定單位；1.0：秘書室文書組 |
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2026-03-21 07:26:05 |
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檔案銷毀作業標準 |
0000-00-00 |
表單備註 |
5.7 經檔案局核准銷毀之檔案，應就下列情形辦理相關事項 : 5.7.1 提供史政機關使用者，不予銷毀。 5.7.2 經檔案局核准銷毀之檔案，檔案局或本校認有必要時，應先微 縮、電子儲存之，並附註其編號於檔案銷毀目錄、案卷目次表 或檔案管理資訊系統相關欄位。 5.7.3 經核准銷毀之檔案，其目錄如已彚送至檔案局，應將註記完成 之檔案，依「機關檔案管理資訊化作業要點」所定之檔案目錄 傳輸格式規定送檔案局。 5.7.4 檔案銷毀目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。 5.8 執行檔案銷毀時應妥善集中放置，注意運送過程之安全。 5.9 已銷毀之檔案應於銷毀一個月內，逐案逐件分別註記於銷毀目錄、案 卷目次表及檔管系統註記核准銷毀文號及日期，全卷銷毀者，得不註 記。 |
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檔案銷毀作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 14 |
檔案銷毀作業流程
製作擬修毀檔案目錄，列出需銷毀之檔案。
送業務相關單位審核。
是否需要檢討？ 是 → 進行檢討； 否 → 進入保存流程。
檢討，業務相關單位對擬修毀檔案進行檢討，提出意見。
保存，確定保存年限。
是否修正保存年限？ 否 → 修正保存年限並同意銷毀； 是 → 進一步審核。
修正保存年限並同意銷毀。
檔案管理人員簽陳，權責長官核准。
修正註記。
制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄。
繼續保存。
函送檔案局審核。
結束。
是否核准銷毀？ 否 → 結束； 是 → 執行檔案銷毀。
執行檔案銷毀。
檔案銷毀目錄並同時核准。
銷毀文件歸檔永久保存。 |
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檔案應用申請作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 5.3 |
檔案應用申請作業標準標準書名稱
目的：規範檔案應用申請作業程序以供執行之依據。
範圍：民眾向本校申請閱讀、抄錄或複製檔案及本校提供應用之相關作業及程序。
定義：無。
參考文件：
- AA04001 公文處理程序書
- AA040E08 機密檔案管理辦法
- AA040E14 檔案法
- AA040E15 檔案法施行細則
- AA040E16 行政程序法
- AA040E17 政府資訊公開法
作業程序：
檔案應用申請作業流程如附圖「檔案應用申請作業流程圖」。
申請應用檔案，若有檔案法第十八條、行政程序法第四六條第二項及政府資訊公開法第十八條第一項之規定所列情形之一者，本校得拒絕其申請。
提供應用之檔案，內容含有限制應用之事項者，應依下列方式，僅就其他部分提供之。 |
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檔案應用申請作業標準 |
0000-00-00 |
5.3.1 ～ 5.9.2 |
檔案可拆卷者，將不宜提供之部分抽離後提供應用。
檔案不可拆卷者，將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。文書組檔案管理人員應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單告知申請人。
辦理方式：由本校各單位及文書組承辦。
作業流程：文書組分文→業務單位審核→文書組檢查資料是否正確與符合規定→業務單位通知申請人→文書組準備檔案。
業務單位
審核申請檔案應用資料。
訴願爭議時之處理。
檔案複製郵寄服務。
必要時派員會同申請人閱讀。
文書組
閱件。
還卷歸檔。
檔案應用統計。
出納組
收費。
計網中心
規劃一般民眾檔案目錄搜尋及影像閱讀作業系統，以加強便民服務。
資訊安全管理。 |
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檔案應用申請作業標準 |
0000-00-00 |
5.10 |
檔案開放應用時間：星期一至星期五，上午9時至下午4時，不包含例假日及國定假日。 |
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檔案應用申請作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 步驟 13 |
檔案應用申請作業流程
法人、團體、事業單位查詢檔案目錄。
填寫或列印申請書。
業務單位審核申請書。
檢查申請書所列檔案資料是否正確。
辦理調案或調閱影像檔用。
可提供應用與暫無法提供應用部分，並於審核申表內註記。
陳請權責長官批示。
將審核表擲還文書單位。
自收文之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。申請人應於收受審核通知書。
業務單位將是否核駁通知書之日起30日內通知申請人。
是否核准 → 是：進入檔案應用流程；否：退回申請文書組準備檔案。
提供閱覽、抄錄或複製檔案，現場或郵寄服務。
申請人持審核通知書及/或通知繳費身分證明文件，進行檔案應用。
複製申請人確認檔案數量無誤於檔案應用簽收單簽收，並依規定收費、開立收據。 |
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檔案應用申請作業標準 |
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步驟 14 ～ 步驟 15 |
檔案管理人員應當場檢視申請人所歸還檔案之完整性，並確認是否將收據及複製品寄交申檔案閱覽或抄錄，避免不當破壞。請人約5個工作日完成送還檔案管理人員。
檔案管理人員於檔案應用簽收單註記還收費、開立收據，並將一份交付申請人。卷歸還卷歸檔案應用統計。 |
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稽催管理作業標準 |
0000-00-00 |
流程標題 ～ 5.1 稽催管理作業系統流程 |
稽催管理作業標準書
A A 0 4 0 0 8 版 次 1 . 0
規範稽催管理作業程序以供執行之依據。
本校總收文之公文超過承辦期限未歸檔之所有公文，均列為稽催管理範圍。
無。
A A 0 4 0 0 1 公文處理程序書
A A 0 4 0 0 8 - 0 0 1 校外公文逾限未結催辦單
A A 0 4 0 0 8 - 0 0 2 逾期未歸檔案件稽催單
A A 0 4 0 0 8 - 0 0 3 公文稽催成果管理統計表
A A 0 4 0 0 8 - 0 0 4 公文處理平均天數統計表
A A 0 4 E 0 3 文書流程管理作業規範
稽催管理作業系統流程如附圖「稽催管理作業流程圖」。 |
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稽催管理作業標準 |
0000-00-00 |
5.2 每星期 email 稽催 ～ 5.5 公文稽催成果管理統計 |
每星期 email 稽催各承辦人超過承辦期限未歸檔之公文及判行結案逾校外公文逾限未結催5日未歸檔之公文。每月25日以「A A 0 4 0 0 8 - 0 0 1辦單」稽催各單位當月15日前之收文且超過承辦期限尚未歸檔之公文；另以「A A 0 4 0 0 8 - 0 0 2逾期未歸檔案件稽催單」稽催判行結案逾日未歸檔之公文。
承辦期限
最速件隨到隨辦
速件不超過3日
普通件不超過6日
限時依其規定時間辦理
超過承辦期限算起，扣除例假日、紀念日、節日為逾期之天數。
每月11日（遇假日順延）編製「A A 0 4 0 0 8 - 0 0 3表」，並彙報簽陳校長核閱；一份自存，另 email各一級單位。 |
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稽催管理作業標準 |
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5.6 每年1月15日前編製 ～ 5.7.2 公文處理日數計算標準 |
每年1月15日前編製「A A 0 4 0 0 8 - 0 0 4 公文處理平均天數統計表」，並彙報簽陳校長核閱；一份自存，另 email各一級單位。
稽催成果管理統計表－製作規則
本月份新收來文件數（「A A 0 4 0 0 8 - 0 0 3公文稽催成果管理統計表」之第2欄）：本月份之創稿件數及總收文件數。
公文處理日數計算標準：創稿及函覆之公文計算日數，存查之公文不計算日數。 |
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稽催管理作業標準 |
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標準書號碼 ～ 表單備註 |
AA04008；版 次：1.0
稽催管理作業標準；制定單位：秘書室 文書組
(1) 創稿案件：如係交辦以交辦之日起算，如係會議決定，以會議紀錄送達之日起算；如係先簽後辦以送達之日起算，如係直接辦稿者，以辦稿之日起算。(2) 函覆案件：自總收文次日起至發文之日止，所需天數扣除例假日、紀念日及節日，為實際使用天數。3. 5.7.3 本月份待辦統計（「AA04008-003 公文稽催成果管制統計表」之第12欄）：乃全案未辦理完成者均屬之（以次月10日為統計待辦截止日）。 |
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稽催管理作業標準 |
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標準書編號 ～ 結束 |
A A 0 4 0 0 8 版 次 1 . 0
稽催管理作業標準書名稱 制定單位 秘書室 文書組
稽催管理作業流程圖
收文資料
是否超過承辦期限? 逾5日? 是 → 催辦; 否 → 結束
催辦
未結催辦單件催辦單
校外公文逾期未歸檔案? 是 → 展期歸檔; 否 → 結束
展期歸檔
結束 |
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國立成功大學蓋用印信申請表 |
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檔案應用申請作業流程圖 |
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流程標題 ～ 步驟 8：檔案應用（核准） |
國檔案應用申請作業流程圖
法人、團體、事業單位查詢檔案目錄。
填寫或列印申請書，並提交至案文書組。
案文書組收到申請書後，將文件交由業務單位審核。
業務單位審核申請書，檢查所列檔案資料是否正確；如需調閱影像檔案，辦理調案或調閱；若部分資料暫無法提供，於審核申請表內註記。
業務單位將審核結果提交給權責長官，待長官批示。
審核表經長官批示後，案文書組將審核表擲還至相關文書單位。
自收文之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。
若審核結果為「核准」，則進入檔案應用流程；若「核駁」，則退回申請人並結束流程。
申請人持審核通知書及身分證明文件，確認檔案數量無誤，簽收檔案應用簽收單，並依規定繳費、開立收據。 |
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檔案應用申請作業流程圖 |
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步驟 9：檔案管理人員檢視歸還檔案 ～ 備註 |
檔案管理人員於申請人歸還檔案時，檢視檔案完整性及是否有破壞情形，並於約5個工作日內完成送還。
檔案管理人員於檔案應用簽收單註記還收費、開立收據，將一卷交付申請人，並將檔案歸還至檔案庫，完成統計。
如有任何問題，請洽檔案管理部門。 |
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國立成功大學檔案應用申請書 |
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委任書 |
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國立成功大學檔案應用申請書 |
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檔案閱覽抄錄複製收費標準 |
2002-02-06 |
表單資訊 ～ 複製品 郵寄 |
檔案閱覽抄錄複製收費標準表
複製方式：；複製格式：；收費標準：每二小 時二十 元；備註：不足二小時，以二小時計算。
複製方式：影印機 黑白複 印；複製格式：B4 (含) 尺寸以 下；收費標準：每張二 元；備註：紙張複製輸出如為彩色複印， 以左列黑白複製收費標準五倍 計價。
複製方式：影印機 黑白複 印；複製格式：A3尺寸；收費標準：每張三 元；備註：圖像原件翻拍以未有現成圖像 電子檔者為限。
複製方式：；複製格式：；收費標準：；備註：其郵遞費用以實支數額計算， 每次並加收處理費用新臺幣五 十元。 |
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未命名文件 |
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國立成功大學檔案分類及保存年限區分表 |
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稽催展延申請檔案應用簡報 |
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